Dernière révision : Le 29 février 2016
L’Ombudsman des Services Bancaires et d’Investissement (« OSBI », « nous » et toute formulation analogue) s’engage à protéger votre vie privée et vos renseignements personnels.
L’objet de la présente déclaration relative à la protection de la vie privée vise à vous informer du type de renseignements personnels que l’OSBI recueille, utilise et divulgue. L’énoncé explique comment nous utilisons et divulguons ces renseignements, les choix que vous pouvez exercer dans le cadre de leur utilisation et de leur divulgation ainsi que les moyens par lesquels vous pouvez les corriger.
Nous pouvons modifier la présente déclaration. La date de « dernière révision » indiquée au haut de cette page correspond à la date d’entrée en vigueur de la version actuelle de cette déclaration. Nous traiterons les renseignements personnels conformément à la déclaration qui était en vigueur au moment où ils ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce qu’ils soient traités différemment. La présente déclaration s’applique à tous les renseignements personnels qui vous concernent que nous recueillons ou recevons de quelque source que ce soit.
Il est possible que nous fournissions, sur notre site Web, des liens vers d’autres sites Web. Ces autres sites Web peuvent comporter des politiques différentes et nous n’assumons aucune responsabilité en ce qui concerne les renseignements ou les pratiques de protection de la vie privée de ces autres sites.
La présente déclaration portera sur les sujets suivants :
1. Qu’entend-on par renseignements personnels?
Par « renseignements personnels », on entend les renseignements qui portent sur une personne identifiable. Ils peuvent comprendre, par exemple, votre nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel. Les renseignements personnels ne comprennent toutefois pas vos coordonnées en qualité d’employé d’une organisation (nom, titre, adresse professionnelle, numéro de téléphone d’affaires, adresse courriel d’affaires et numéro de télécopieur d’affaires).
2. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
En règle générale, nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes (les « fins ») :
Si vous portez plainte auprès de l’OSBI au sujet des services bancaires ou d’autres services financiers, les faits concernant votre plainte et sa résolution, avec les identificateurs personnels supprimés, peuvent être utilisés pour compiler des données statistiques ou préparer des études de cas, qui pourraient être rendues publiques.
3. Quand et comment obtenons-nous votre consentement?
En général, nous obtenons votre consentement pour recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels au plus tard au moment où nous les recueillons, sauf dans des circonstances particulières, tant que la loi le permet ou l’exige. Vous pouvez nous donner votre consentement verbalement, par voie électronique ou par écrit. Le type de consentement que nous tentons d’obtenir, y compris un consentement exprès ou implicite, sera grandement fonction de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes que vous pourriez avoir dans les circonstances. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement relatif à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels pour quelque fin que ce soit.
4. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?
Nous recueillerons toujours vos renseignements personnels par des moyens légaux et équitables. Nous pourrions recueillir des renseignements personnels auprès de vous directement et/ou auprès de tiers, notamment les firmes participantes, lorsque nous avons obtenu votre consentement ou suivant, par ailleurs, ce que la loi exige ou permet.
5. Quelles mesures avons-nous mises en place pour protéger vos renseignements personnels?
Nous avons mis en place des mesures physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques pour protéger vos renseignements personnels contre leur perte, vol, accès non autorisé, divulgation, copie, utilisation ou modification.
6. À quel endroit sont conservés vos renseignements personnels?
Nous conserverons les renseignements personnels que nous recueillons aux bureaux de l’OSBI à Toronto (Ontario), aux bureaux locaux de nos enquêteurs ou aux bureaux d’un fournisseur de services à Ottawa (Ontario). Nous conservons également vos renseignements personnels dans nos centres de données situés aux États-Unis. Puisque vos renseignements personnels sont aux États-Unis, ils sont assujettis aux lois américaines, et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou à des organismes de mise en application ou de réglementation de la loi de ce pays, conformément aux lois applicables.
7. À qui fournissons-nous vos renseignements personnels?
Au moment où nous recueillons vos renseignements personnels, nous indiquons à qui et à quelles fins nous les divulguerons et demandons votre consentement avant de les divulguer. Nous divulguons uniquement des renseignements personnels aux personnes à qui vous avez donné votre consentement, à moins que la divulgation ne soit autrement autorisée ou exigée par la loi.
Nous pouvons transférer vos renseignements personnels à des tiers fournisseurs de services avec qui nous avons conclu une entente contractuelle qui renferme des normes appropriées de protection de la vie privée, lorsque ces tiers nous apportent leur collaboration aux fins mentionnées ci-dessus – comme les fournisseurs de services qui procurent le traitement ou le stockage des données.
Pour obtenir des renseignements écrits sur nos pratiques relatives aux fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada, communiquez avec notre agent de la protection de la vie privée (voir la question nº 16 ci-dessous).
8. Comment assurons-nous la protection de vos renseignements personnels lorsque nous traitons avec des tiers?
Tous les tiers qui ont accès aux renseignements personnels, qu’ils soient ou non impliqués dans une plainte, une enquête ou autrement, sont tenus par contrat d’observer l’intention de la présente déclaration ainsi que nos pratiques sur la protection de la vie privée.
9. Pendant combien de temps utiliserons-nous, divulguerons-nous ou conserverons-nous vos renseignements personnels?
Nous pouvons conserver vos renseignements personnels, la correspondance ou vos commentaires dans un dossier personnel. Nous pourrons utiliser, divulguer ou conserver vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et tel que la loi nous y autorise. Si les renseignements personnels ont été utilisés pour prendre une décision au sujet d’une plainte, nous conserverons les renseignements personnels pendant au moins un an.
10. Comment assurons-nous l’exactitude de vos renseignements personnels?
Nous prendrons les mesures raisonnables pour faire en sorte que vos renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que possible. À l’occasion, nous vous demandons de nous fournir des mises à jour écrites de vos renseignements personnels.
11. Que faire si vos renseignements personnels sont inexacts?
Vous pouvez contester en tout temps le caractère exact ou complet de vos renseignements personnels que nous conservons. Si vous pouvez démontrer que les renseignements personnels qui vous concernent et dont nous disposons sont inexacts ou incomplets, nous les modifierons en conséquence. S’il y a lieu, nous transmettrons les renseignements modifiés aux tiers qui ont accès à vos renseignements personnels.
12. Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements personnels?
Si vous faites une demande écrite d’information concernant vos renseignements personnels, nous répondrons à votre demande (et vous accorderons l’accès à vos renseignements personnels, sur demande) dans la mesure requise par la loi. Nous vous présenterons vos renseignements personnels dans un format généralement compréhensible, accompagnés d’une explication des abréviations et des codes, le cas échéant.
13. Dans quel délai répondrons-nous à vos demandes d’information écrites?
Nous répondrons généralement à vos demandes écrites dans les trente (30) jours suivant leur réception et, si cela nous est impossible dans ce délai, nous vous en aviserons par écrit. Nous vous aviserons également des recours relatifs aux plaintes dans ce même délai.
14. Y a-t-il des coûts associés aux demandes d’information sur vos renseignements personnels sur nos pratiques de protection de la vie privée?
De façon générale, nous répondrons aux demandes d’accès aux renseignements personnels ou aux demandes d’information sur nos pratiques de protection de la vie privée sans frais. Cependant, si la demande implique la production d’un important volume de dossiers, ou si le personnel de l’OSBI doit y consacrer beaucoup de temps de recherche, l’OSBI peut exiger des frais minimaux raisonnables pour couvrir ses coûts (et l’OSBI vous soumettra une estimation de ces frais pour examen avant de poursuivre).
15. Comment savons-nous que c’est bien vous qui demandez l’accès à vos renseignements personnels?
Nous devons prendre les mesures qui s’imposent pour confirmer l’identité d’une personne qui demande l’accès à ses renseignements personnels. Pour ce faire, il se pourrait que nous vous demandions de nous fournir des renseignements personnels supplémentaires pour valider votre identité lorsque vous demandez l’accès à vos renseignements personnels. L’OSBI utilisera et divulguera les renseignements supplémentaires que vous nous fournirez uniquement en vue de répondre à votre demande.
16. Comment communiquer avec l’OSBI pour avoir accès à vos renseignements personnels ou au sujet des pratiques de protection de la vie privée de l’OSBI?
Tous les commentaires, et toutes les questions, préoccupations ou plaintes concernant vos renseignements personnels, la présente déclaration ou nos pratiques sur la protection de la vie privée doivent être acheminés à notre agent de la protection de la vie privée, à l’adresse suivante :
Agent de la protection de la vie privée
401, rue Bay, bureau 1505
C.P. 5
Toronto (Ontario) M5H 2Y4
Numéro sans frais : 1-888-451-4519
Numéro d’ATS : 1-855-889-6274
Télécopieur : 1-888-422-2865
Courriel : privacy@obsi.ca